QUY TRÌNH VẬN HÀNH

Dưới đây là quy trình vận hành chi tiết cho hệ thống phần mềm World Fashion Exchange (WFX) được áp dụng trong công ty PRO-SPORTS:

1. Bộ phận MD Sale (Màu Xanh Lam):

• Tạo Style:

  • Bộ phận MD Sale bắt đầu quy trình bằng cách tạo một Style mới cho sản phẩm. Style này chứa thông tin chi tiết về thiết kế và các thông số kỹ thuật của sản phẩm. (color/size/techpack…)

• Tạo Cost Sheet/BOM:

  • Sau khi tạo Style, một bảng Cost Sheet (Bảng giá thành) và BOM (Bill of Materials - Bảng kê nguyên liệu) được tạo ra để xác định chi phí sản xuất và liệt kê các nguyên vật liệu cần thiết.

• Sales Order (OC):

  • Khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, bộ phận MD Sale sẽ tạo một Sales Order (Đơn đặt hàng) để ghi nhận các yêu cầu của khách hàng. Đơn hàng này sẽ được theo dõi xuyên suốt quá trình sản xuất.

• MRL (Material Requirement List):

  • Dựa trên Sales Order và Costing, bộ phận MD Sale sẽ tạo MRL, danh sách yêu cầu nguyên liệu, để đảm bảo đủ nguyên liệu cho sản xuất.

• Indents (Phiếu yêu cầu NPL):

  • Bộ phận MD Sale sau đó sẽ tạo Indents để yêu cầu nguyên vật liệu từ kho hoặc từ nhà cung cấp.

• Purchase Order (Đơn mua hàng):

  • Sau khi Indents được tạo, MD Sale sẽ tạo Purchase Order để mua nguyên vật liệu cần thiết từ nhà cung cấp.

• Advance Payment Request (Yêu cầu thanh toán trước):

  • Nếu nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước, một Advance Payment Request sẽ được tạo ra để thực hiện thanh toán trước cho đơn hàng.

• Supplier Invoice (Hóa đơn nhà cung cấp):

  • Sau khi bộ phận sản xuất nhập kho xong, cần thanh toán cho nhà cung cấp, Supplier Invoice sẽ được tạo dựa trên các đơn nhập kho đã thực hiện.

2. Bộ phận MD Production (Màu Xanh Lá Cây):

• Nhập kho Nếu là hàng nhập khẩu (If Import):

  • Sourcing ASN (Sourcing Advance Shipment Note):

    • Khi nguyên vật liệu hoặc sản phẩm đã sẵn sàng để nhập kho, nhà cung cấp nước ngoài sẽ gửi Sourcing ASN để thông báo rằng hàng hóa đang trên đường vận chuyển. MD Production sẽ nhập phần này lên hệ thống.

  • Goods Receipt Note (Material) (Phiếu nhập hàng):

    • Đối với đơn hàng nhập khẩu đã làm Sourcing ASN – Khi nhận được hàng nhập khẩu, hàng hóa sẽ được kiểm tra và xác nhận bằng cách tạo Goods Receipt Note against ASN để ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu.

    • Đối với đơn hàng trong nước (không phải làm Sourcing ASN) - Khi nhận được hàng sẽ tạo Goods Receipt Note against PO để ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu.

• Garment Purchase Order (Đơn đặt hàng may):

  • Khi đã có Sales Order, bộ phận MD Production sẽ tạo Garment Purchase Order để đưa đơn hàng đi nhà máy Sản xuất.

• Goods Received Note (Finished Goods) (Phiếu nhận hàng thành phẩm):

  • Sau khi đưa đơn hàng đi sản xuất, nhà máy trả lại thành phẩm đã hoàn thành. MD Production sẽ tạo Goods Received Note against PO để xác nhận việc hoàn thành sản phẩm.

  • Nhập số lượng theo từng invoice từ nhà máy gửi.

• Supplier Invoice (Hóa đơn nhà cung cấp):

  • Sau khi bộ phận sản xuất nhập kho xong, cần thanh toán cho nhà máy sản xuất, Supplier Invoice sẽ được tạo dựa trên các đơn nhập kho đã thực hiện.

• Goods Dispatch Note (GDN) (Phiếu xuất hàng):

  • Sau khi nhập kho hàng thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ tạo Goods Dispatch Note để xuất kho sản phẩm theo đơn hàng của khách hàng.

  • Số lượng hàng xuất GDN sẽ trùng với số lượng hàng nhập theo từng invoice.

• Actual Consumption Marking (Đánh dấu tiêu thụ thực tế):

  • Bộ phận sản xuất sẽ ghi nhận Actual Consumption Marking để xác nhận số lượng nguyên vật liệu đã sử dụng trong quá trình sản xuất.

• Sales ASN (Phiếu gửi hàng bán):

  • Trước khi giao hàng, bộ phận Logistic sẽ tạo một Sales ASN với số lượng trùng với số lượng GDN đã tạo để thông báo cho khách hàng rằng hàng hóa đã sẵn sàng để giao.

  • Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ xuất hiện Commercial Invoice và Packing List theo form của từng khách hàng.

• Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng):

  • Sau khi làm Sale ASN, Sales Invoice sẽ được tự động tạo ra để yêu cầu thanh toán từ khách hàng.

Lưu ý: Đối với đơn hàng SMS, toàn bộ quy trình này sẽ do bộ phận MD Sale thực hiện và quản lý.